In molti pensano che scrivere una lettera sia un’attività semplice e priva di regole specifiche, questo è sicuramente vero se si ha intenzione di scrivere ad un amico o ad un parente, ma il discorso cambia per le cosiddette lettere formali. Se si ha intenzione di scrivere una comunicazione ufficiale, una diffida ad adempiere, oppure un avvertimento, è necessario utilizzare tutt’altro registro e rispettare alcune regole fondamentali.

Cos’è una lettera formale

È bene precisare che non esiste una “categoria” giuridica dentro la quale è possibile sussumere il concetto di “lettera formale”, tuttavia, si tratta di lettere professionali, caratterizzate dallo stile e dalla forma rigorosa. Più precisamente, si tratta di missive inoltrate a soggetti sconosciuti per diversi motivi: ad esempio per renderlo edotto di un determinato evento, per redarguirlo in merito ad un comportamento posto in essere (o non posto in essere) ecc.

Come scrivere adeguatamente una lettera

Un elemento che deve necessariamente possedere una lettera è la cosiddetta intestazione. In genere, va apposto in alto al margine sinistro il nome, il cognome e l’indirizzo del mittente. A questi dati seguono immediatamente il numero di telefono (o mail) per eventuali comunicazioni. A seguire, è necessario indicare colui che riceverà la lettera, il cosiddetto destinatario. Una volta analizzati questi aspetti preliminari, occorre ora analizzare il linguaggio da utilizzare per poter confezionare in modo adeguato una lettera formale e professionale. Il trucco è prestare molta attenzione al linguaggio utilizzato ed al tono che si vuol dare al testo. Ad esempio, se si ha intenzione di scrivere ad una persona fisica è consigliabile iniziare il testo con “Egregio”, viceversa, se il destinatario è un soggetto a voi conosciuto, è possibile iniziare con un meno formale “Gent.mo/Gent.ma” ovvero, Gentilissima o Gentilissima. Inoltre, è bene fare riferimento al titolo professionale del soggetto destinatario, se ad esempio si ha intenzione di scrivere una lettera ad un avvocato, ad un ingegnere o ad un medico è necessario scrivere “Dott. Avv, Ing” ecc. Infine, se si ha intenzione di scrivere ad una persona giuridica allora è consigliabile esordire con il termine “Spettabile”, seguito dal nome per intero della società, ditta ecc.

Oggetto della lettera

È sicuramente vero che indicare l’oggetto della lettera non è un obbligo, tuttavia, è buona prassi farlo. Questo, infatti, permette al destinatario di capire agevolmente di cosa si tratta, o meglio, qual è lo scopo della lettera. Ad esempio, se si ha intenzione di scrivere una lettera per contestare una fattura, è possibile indicare nell’oggetto “contestazione fattura n…”

Invio della lettera

Una volta scritta la lettera, è necessario preoccuparsi di farla arrivare in tempo debito al soggetto destinatario. Tuttavia, qui si apre un problema; ormai siamo tutti abituati ad utilizzare strumenti che ci permettono di capire quando il destinatario ha ricevuto il messaggio. Con la lettera non è così, dopo imbucata la lettera non si può sapere quando il destinatario la potrà leggere. Per risolvere a questa situazione di incertezza, è possibile fare ricorso ad uno strumento particolarmente utile ovvero la raccomandata con relata di notifica. In questo modo il mittente ha la possibilità di capire quando il destinatario ha ricevuto la lettera.